MATERIAAL- en LOKALENBEHEER

Om je in het nieuwe Twizzit zo goed mogelijk te begeleiden sturen we je geregeld een korte nieuwsbrief. We stellen enkele handige functionaliteiten van het platform voor en leggen uit hoe je ermee aan de slag gaat. Deze week tonen we hoe je via de module "Resources" aan materiaal- en lokalenbeheer kan doen.

Waarom?

Resources worden binnen Twizzit gebruikt om het materiaal of de accommodatie van jouw organisatie in kaart te brengen (bv. repetitielokalen, een instrument, pupiters, enz.). Het toevoegen van resources aan jouw Twizzit biedt enkele belangrijke voordelen en helpt jou het beheer ervan te vereenvoudigen.

Resources bieden je de mogelijkheid om:

een correcte planning van het materiaal en de accommodatie op te zetten, zonder dubbele boekingen.
een optimale bezetting van de accommodatie te bereiken.
het overzicht te behouden over wie welk materiaal bezit op welk moment.
het voor je (bestuurs-)leden mogelijk maken bepaalde materialen te reserveren via de app.
enz.

Een resource in je CRM

Klik onder 'BEHEREN' op 'CRM' en vervolgens rechts bovenaan op het tabblad 'Resources'. Klik onderaan op de groene bol en voeg een resource toe.

Bij de instellingen kan je zelf extra velden bijmaken indien dat voor jouw organisatie wenselijk is (bv. waar te vinden in het materiaalhok, afmetingen, contactpersoon van een locatie, enz.). Lees hier hoe je dat doet.

Het tabblad resource bevat o.a. een foto van de resource, de details en een unieke QR-code. Onder het tab beschikbaarheid vind je de beschikbaarheden van de resource terug.

Een resource reserveren

In de vorige nieuwsbrief toonden we hoe je (sommige) leden van je organisatie bepaalde toegangsrechten kan geven. Iedereen met toegang tot de 'beheer agenda'-functionaliteit, kan een resource reserveren via de agenda-module:

Kies 'BEHEREN' en vervolgens 'Beheer agenda'
Klik onderaan op de groene bol
Kies 'Reservatie'
Selecteer de resource die je wil reserveren en duid het tijdstip aan
Link aan een bepaalde persoon of een groep (koor)
Kies 'Toon in agenda'.

Een overzicht van alle reservaties vind je door aan de rechterkant op het tabblad 'resources' te klikken. Je kan bovenaan ook zoeken indien je dat wenst.

Werken met QR-codes

Om de beschikbaarheid van een resource na te gaan of om materiaal te beheren, kan je werken met QR-codes. Dit zijn unieke codes die afgedrukt kunnen worden en vervolgens aangebracht kunnen worden op materiaal. Door de code te scannen, kan je eenvoudig zien wie wanneer een bepaalde resource gereserveerd heeft of de foto zien van de resource zodat je weet wanneer die volledig is (bv. de adapter van de piano staat mee op de foto, dus mag niet ontbreken).

We tonen hoe dit alles werkt in dit filmpje.

Meer inspiratie en informatie

Een nieuw platform leren gebruiken vraagt heel wat tijd en inspanning. Daarom proberen we jullie zo goed mogelijk te begeleiden, met korte filmpjes, korte nieuwsbrieven, FAQ's en persoonlijk advies via mail of telefoon. We bundelen al deze info op onze site!

Twizzit heeft trouwens zelf ook een uitgebreid helpcenter. Hier kan je op trefwoorden zoeken, door nieuwsberichten bladeren of dieper ingaan per functionaliteit.

LEDENBEHEER

Koor&Stem vzw

Pater Pirestraat 50

2018 Antwerpen

+32 3 237 96 43

info@koorenstem.be

www.koorenstem.be