Twizzit

Jaarlijkse aanpassingen nieuw werkjaar Twizzit

Voor aan onderstaande te beginnen: maak een export naar Excel van alle gegevens van de leden van huidig jaar om te verkomen dat er data-verlies is bij overgang naar een nieuw seizoen.
Alles begint met het aanmaken van een nieuw seizoen. Het nieuwe seizoen wordt gebruikt in “conversie” in het inschrijvingsformulier. Zoniet schrijven de leden zich gewoon weer in voor het vorige seizoen > Beheren > instellingen > Seizoenen (5 minuten werk)
Veel informatie (kalender, formulieren) wordt gelinkt aan CG (dit is zoals het hoort - gebruik zo weinig mogelijk “public” in de agenda). CG-en zijn enkel voor leden. Om een CG op te bouwen wordt gekeken naar de inschrijvingsdatum.
Tot begin of midden februari: > 31/12/yyyy-2, vanaf begin of midden februari: >31/12/yyyy-1.
Dit wil zeggen dat vanaf 1/1:
- enkel de leden voor het nieuwe jaar zich nog kunnen inschrijven voor activiteiten in het nieuwe jaar maar leden van afgelopen jaar die zich reeds hebben ingeschreven voor activiteiten in het nieuwe jaar wel nog zichtbaar zijn tot de datum in februari voor de ingeschreven acxtivitenten. CG worden samengesteld aan de hand van een aantal selectieregels. Indien iemand geen actief lid meer is, kan hij enkel nog publieke activiteiten zien en geen inschrijvingen meer uitvoeren. Aanpassen va een DG kan via Beheren> Beheer groepen > Er zijn 9 communicatie Groepen (geel) > selecteer één groep > selecteer de 3 punten rechtsboven > instellingen voor automatische groepsamenstelling > autopopulatie zou actief moeten zijn > selecteer populatie communicatie groep > onderaan staan de voorwaarden > selecteer leden van de club > voeg het komende jaar toe (daarvoor moet je het wel eerst aanmaken - zie punt 1).
Bovenstaande regel zou er bij voorkeur eind februari terug gedraaid moeten worden zodat enkel de huidige leden nog informatie ontvangen (anders is de motivatie om het lidmaatschap te hernieuwen wel erg klein) (15-20 minuten werk).
De samenstelling van CG-en moet manueel aangepast worden (3 puntjes > groepsindeling herbereken) (15-20 minuten werk).

Jaarlijkse aanpassingen aan dit formulier

Kopieer het formulier van vorig jaar (zo beginnen de inschrijvingen opnieuw)(1 minuut werk en 10 minuten wachten)
Pas het formulier aan zoals gewenst (tekst, velden, condities, prijzen, …)(0 tot 8 uur werk)
In het formulier staan er in het "wanneer" attribuut van bepaalde velden een datum met een jaartal (vb prijslijsten en materiaal gelden), deze data dienen manueel aangepast te worden aan het nieuwe werkjaar (1 uur werk).
Kijk de data in de bijlagen na: > Formulier instellingen > meldingen. Dit zijn de automatische emails die naar de leden verstuurd worden (10 minuten werk).
Kijk ook bij > Formulier instellingen > verwerk inschrijvingen > conversies 1 tot 6. Pas het seizoen aan. Dit zorgt ervoor dat alle gezinsleden ingeschreven worden voor het juiste seizoen (10 minuten werk).
Het attest voor de mutualiteit wordt automatisch ingevuld op basis van de inschrijvingen. Als er een foute datum in dit formulier staat, is er waarschijnlijk een fout in het inschrijvingsformulier. Zie punt 4 en 5 (10 minuten werk).
Controleer op 01/09/2026 of alles nog correct werkt. Aangezien het formulier afhangt van de feitelijke datum, konden een aantal functies nog niet getest worden (1 uur werk).

Jaarlijkse aanpassingen website

Ga naar formulier instellingen en kopieer de link van het formulier
Vervang de link op de GEKKO website
Post de link voor de lente en herfst start-2-kayak

Historiek aanpassingen

260121 - TLE - formulier - per inschrijvend lid een meerkeuzeveld communicatievoorkeur toegevoegd gekoppeld aan de communicatie-keuzes (extra veld). Dit is een verplicht veld.

260121 - TLE - conversie - de regel voor lid 2 tot 6 voor het toevoegen van het lid aan de CG toervaart werd verwijderd (mensen werden hierdoor gekopieerd in de CG en werden niet toegevoegd via auto-populatie)

DOEL VAN DIT FORMULIER

Met dit formulier regel je drie zaken:

(1) Het betalen van lidgeld is verplicht voor alle gezinsleden die je wenst in te schrijven in GEKKO. Zonder lidgeld ben je geen lid voor het huidige seizoen. Het lidgeld ondersteunt de federatie, betaalt voor de verzekering, en dekt de lopende kosten van de club vb douches, verwarming, en schoonmaak.

(2) Het materiaalgeld dien je te betalen voor al je gezinsleden die gebruik maken van clubboten en peddels. Ben je jonger dan 18 of schrijf je je in dmv van een gezinskaart dan hoef je geen materiaalgeld te betalen.

(3) Liggeld dien je te betalen als je je eigen boot in de club wenst te stallen. Heb je reeds een ligplaats dan betaal je het liggeld samen met je lidgeld. Heb je nog geen ligplaats, vraag dan eerst een plaats aan via het inschrijvingsformulier en betaal als je een ligplaats krijt toegewezen. LET OP: het aantal ligplaatsen is beperkt, lid worden van GEKKO biedt geen garantie op een ligplaats.

EEN GEKKO LIDMAATSCHAP IS EEN ENGANGEMENT

Door lid te worden van GEKKO engageer ik me om vrijwillig en actief te helpen bij het onderhoud van de infrastructuur, het organiseren van sport activiteiten, en het uitbouwen van het clubleven. GEKKO is een ledenorganisatie en kan enkel blijven bestaan door de inzet van al haar leden.

LAAT TWIZZIT HET WERK DOEN

We trachten alle inschrijvingen via Twizzit te regelen, zo houden onze vrijwilligers ook tijd over om te kajakken. Sommige gezinnen zijn nu eenmaal complexer dan ons formulier. Denk je dat dit bij jou het geval is, neem dan contact op met secretariaat@gekko.gent

De prijs wordt bepaald door het kansentarief, de datum en het aantal leden. De datum is gekend in Twizzit. Er wordt eerst naar het kansentarief gevraagd. Op basis daarvan krijgt de gebruiker het juiste keuzemenu met de prijzen waarin de kortingen al verekend zijn.

WE GAAN ERAAN BEGINNEN

GEKKO maakt gebruik van de Uitpas. Als je je Uitpas enkel als voordeel kaart gebruikt om punten te sparen, heeft GEKKO het nummer van je Uitpas niet nodig. Kies dan voor "neen".

Als je via je Uitpas recht hebt op een kansentarief, dan hebben we het nummer van je uitpas nodig om de administratie correct af te handelen. Je zal dit nummer later in het inshrijvingsformulier kunnen invullen. Het kansentarief kan enkel verrekend worden als alle gezinsleden recht hebben op het kansentarief. Is dit niet het geval vul dit formulier tweemaal in: één voor de gezinsleden met het kansentarief en één voor de gezinsleden zonder het kansentarief. Twijfel je? Neem dan contact op met secretariaat@gekko.gent

Zodra je vier of meer leden inschrijft schrijf je in als een gezin en mogen alle gezinsleden gratis gebruik maken van het clubmateriaal. Voor ligplaatsen dien je wel nog te betalen.

Nagenoeg alle velden in dit formulier maken gebruik van de attribuut "wanneer" dit helpt om aan de gebruiker enkel de relevante informatie te vragen. "Hoeveel leden wil je inschrijven" wordt voor bijna elk veld gebruikt als filter voor "wanneer". Als we hier direct 4 keuze menu's maken (voor 31/08 vs na 31/08 en met vs zonder kansentarief) dan is de prijszetting netjes maar dan moeten we bij elke "wanneer" vier filters instellen. Door kansentarief en aantal leden dat je wenst in te schrijven te splitsen, wordt de prijszetting omslachtig maar de "wanneer" is eenvoudiger.

Prijslijst voor 01/01 tot 31/08 voor leden zonder kansentarief. Elk jaar de datum aanpassen in "wanneer".